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28.11.2013: Zweites Treffen der Proketta-Projektpartner
Am 28.11. fand in Potsdam beim IfG.CC das 2. Treffen der Projektpartner des Forschungs- und Entwicklungsprojektes "PROKETTA – Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung“ statt. Ziel der Veranstaltung war es, die Projektpartner über den aktuellen Umsetzungsstand und die nächsten Schritte im Projekt zu informieren sowie Rückmeldungen zu ersten, bereits gelieferten Ergebnissen zu erhalten.

Teilnehmer der Veranstaltung waren Vertreter aus Bundes- und Landesministerien, kommunaler IT-Dienstleister sowie verschiedenen Kommunen und Unternehmen, bei denen im Verlauf des Projektes bereits Prozesse erhoben wurden.

Dr. Manfred J. Suhr, Geschäftsführer und Vorstand des IfG.CC, präsentierte wesentliche Zielstellungen, Vorgehensweisen und Schwerpunkte des PROKETTA-Projektes. Er ging einführend auf die Besonderheit ein, dass im Projekt Prozessketten zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung erhoben werden. Bisher werden häufig nur organisationsintern Prozesse betrachtet und optimiert; organisationsübergreifende Schnittstellen finden dagegen kaum Berücksichtigung. Dabei weisen gerade die Schnittstellen zu anderen Akteuren große Optimierungspotenziale auf. Anschließend erläuterte Dr. Suhr, welche Informations- und Meldepflichten (IMP) für die Betrachtung im Projekt ausgewählt und zu Themenclustern (wie z.B. Abfall, Anlagenbau/-betrieb, Gütertransport oder Umweltschutz) zusammengefasst wurden. Im Anschluss daran präsentierte er die Vorgehensweise zur Prozessoptimierung. Im Vordergrund stehen dabei nicht Optimierungen durch den bloßen Einsatz von IT, sondern eher arbeitsorganisatorische Optimierungspotenziale. Aus den optimierten Prozessketten werden Referenzmodelle abgeleitet, die Kommunen intern zur Anpassung und Analyse ihrer eigenen Prozesse nutzen können. Herausforderung ist, dass in der Praxis kaum Erfahrungen bei der Prozessoptimierung, wenn als Grundlage für die Optimierung nicht auf aussagekräftige Angaben zu Zeit- und Kostenaspekten von Prozessen zurückgegriffen werden kann. Das ist in Kommunen oft der Fall.

Friederike Thessel, wissenschaftliche Mitarbeiterin im PROKETTA-Projekt, berichtete anschließend über bisherige Projekterfahrungen. So ist beispielsweise die Bereitschaft von Unternehmen, an der Prozesserhebung teilzunehmen, davon abhängig, wie bedeutsam die Informations- und Meldepflicht für ihr „Tagesgeschäft“ ist. Im Vergleich dazu ist das Interesse der Verwaltungen an der Projektteilnahme größer, da die Bearbeitung von Informations- und Meldepflichten per se zum Kerngeschäft gehört.

Im zweiten Teil der Veranstaltung präsentierte Herr Dr. Suhr anhand verschiedener Szenarien Nutzen und Einsatzmöglichkeiten des Geschäftsprozessmanagers, einem der wesentlichen Projektergebnisse auf Produktebene beim IfG.CC. Der Geschäftsprozessmanager ist als Wissensmanagementtool konzipiert, mit dem in anschaulicher Form Informationen zu den erhobenen Prozessketten zwischen Behörden und Unternehmen visualsiert und digital bereitgestellt werden. Alle Prozessschritte sind mit erläuternden Informationen hinterlegt, z.B. zu erforderlichen Dokumenten, Gesetzesgrundlagen und Prüfschritten. Mitarbeiter in Unternehmen und Behörden können den Geschäftsprozessmanager nutzen, um sich schnell einen Überblick über die gesamte Prozesskette zu verschaffen, oder je nach Bedarf (z.B. bei der Einarbeitung in ein neues Aufgabenfeld) auch Detailinformationen zu Teilprozessen abzurufen.

In der anschließenden Diskussion wurden einzelne Projektschwerpunkte vertieft und Ideen zum Transfer der Projektergebnisse entwickelt. Dabei wurde deutlich, wie wichtig es ist, dass die im Projekt entwickelten Prozessmodelle gut in die alltägliche Arbeit integriert und möglichst flächendeckend genutzt werden. In diesem Zusammenhang sollte der Austausch von „good practices“ zwischen den Projektpartnern und darüber hinaus weiterhin stark verfolgt werden.

Das dreijährige F&E-Projekt PROKETTA (proketta.ifg.cc), das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wird, startete am 01.04.2012. Kooperationspartner sind u.a. Verwaltungen der kommunalen und Landesebene, kommunale Spitzenverbände, öffentliche IT-Dienstleister, Unternehmen und Kammern.

Wenn auch Sie Interesse an einer Beteiligung an dem F&E-Projekt haben oder weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Friederike Thessel ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ), wissenschaftliche Mitarbeiterin am IfG.CC.

Weitere Informationen | Further Information:
www.ifg.cc/_pdf/IFGCC_Proketta_120401.pdf

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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