PROKETTA.IFG.CC

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Februar 2014: Beginn der Prozessoptimierung
Im Projekt PROKETTA wird seit Ende Januar an einem weiteren wichtigen Meilenstein gearbeitet – der Optimierung der erhobenen Prozessketten zu verschiedenen Informations- und Meldepflichten (IMP). Ziel ist es, jeweils ein standardisiertes Modell einer Prozesskette zu den IMP zu entwickeln, das von Behörden und/oder Unternehmen genutzt werden kann, um die eigenen Prozesse unter E-Government-Perspektive zu verbessern. Dabei steht die Ablauforganisation im Fokus der Optimierung. Ob und in welchem Ausmaß die Aufbauorganisation optimiert werden kann und soll, bedarf einer Entscheidung der Akteure in den Behörden und Unternehmen.

Wichtigste Grundlage für die Prozessoptimierung bilden die Ist-Prozesse, welche in den vergangenen Monaten in Interviews und Workshops von Mitarbeitern des IfG.CC zusammen mit Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung und von Unternehmen erhoben und analysiert wurden. Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden mit Informationen aus Spezial- und Verwaltungsverfahrensgesetzen zusammengeführt. Gleichzeitig wird geprüft, welche E-Government-Potenziale es gibt, die Prozessketten zu optimieren. Dazu werden auch Good-Practice-Beispiele aus den befragten Behörden und Unternehmen selbst oder aus anderen Verwaltungsbereichen in Deutschland oder anderen Staaten weltweit herangezogen.

Bei der Optimierung von Prozessketten geht es nicht vordergründig darum, Verfahrensschritte 1:1 in eine Software zu übertragen. Im Fokus steht die Betrachtung der Arbeitsorganisation, d.h. die Ausführung von Prozessen/Prozessschritten auf der Arbeitsebene. So können z.B. Prozessteile, die bisher von mehreren Mitarbeitern in mehreren Organisationseinheiten (Back Office) verteilt ausgeführt werden, durch einen Mitarbeiter in einem Front Office (z.B. Fallmanager) erbracht werden. Das hat den Vorteil, dass die Kunden (Unternehmer und Bürger) nur einen Ansprechpartner haben, der das komplette (Antrags-)Verfahren für sie organisiert und koordiniert.

Optimierungsmöglichkeiten ergeben sich auch durch ein Vorgangsbearbeitungssystem: Aktivitäten, die bisher durch verschiedene Mitarbeiter nacheinander bearbeitet wurden, können gleichzeitig bearbeitet werden, auch dann, wenn die Sachbearbeiter in verschiedenen Fachbereichen/Behörden arbeiten. Dadurch ist es möglich, Durchlauf- und Wartezeiten, z.B. bei Genehmigungsverfahren, zu reduzieren. Weitere Möglichkeiten sind, Prozessteile zu standardisieren, ggf. zu automatisieren, Medienbrüche durch die Nutzung von digitalen Dokumenten und die entsprechenden Managementsysteme zu reduzieren. Während der Prozesserhebung wurde deutlich, dass Arbeitsabläufe auch dadurch unterstützt und ggf. beschleunigt werden können, dass die Beteiligten rechtzeitig auf die jeweils relevanten Informationen zugreifen können. Das betrifft die Phase der Antragstellung (welche Unterlagen müssen in welcher Form bei wem eingereicht werden) sowie die Antragsbearbeitung in den Behörden selbst. Auf Wissen und Expertise genau dann zugreifen zu können, wenn es gebraucht wird, ist besonders bei wissensintensiven Prozessen relevant.

Das dreijährige F&E-Projekt PROKETTA (proketta.ifg.cc), das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wird, startete am 01.04.2012. Kooperationspartner sind u.a. Verwaltungen der kommunalen und Landesebene, kommunale Spitzenverbände, öffentliche IT-Dienstleister, Unternehmen und Kammern.

Wenn auch Sie an einer Beteiligung an dem F+E-Projekt interessiert sind, melden Sie sich bitte per eMail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. .

Weitere Informationen | Further Information:
www.ifg.cc/_pdf/IFGCC_Proketta_120401.pdf

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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