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10.03.2014: Zweites Status-Treffen mit dem Projektträger DLR
Am 10.03. fand in Potsdam ein Treffen mit einem Mitarbeiter des Projektträgers im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (PT-DLR) statt, der Projekte verschiedener Ministerien fachlich und organisatorisch betreut. Bei diesem Treffen wurde der bisherige Projektverlauf reflektiert sowie die Aktivitäten vorgestellt, die für das letzte Projektjahr geplant sind. Lag in der ersten Projekthälfte der Schwerpunkt auf der Erhebung und Modellierung von Prozessen, wird der Fokus in den kommenden Monaten auf der Prozessoptimierung, der Fertigstellung des Prototypen des Geschäftsprozessmanagers sowie dem Transfer der Projektergebnisse liegen.

Grundlage für die Prozessoptimierung sind Ist-Prozesse, die in Interviews und Workshops mit Mitarbeitern von Behörden auf kommunaler, Landes- und Bundesebene sowie von Unternehmen zu priorisierten Informations- und Meldepflichten (z.B. Baugenehmigung für gewerbliche Sonderbauten, Antrag zur Errichtung einer Anlage nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz) erhoben wurden. Ziel der Prozessoptimierung ist es, jeweils ein Modell einer optimierten Prozesskette zu den Informations- und Meldepflichten zu entwickeln. Dieses Modell kann von Behörden und/oder Unternehmen genutzt werden, um die eigenen Prozesse unter E-Government-Perspektive zu verbessern. Bei der Optimierung von Prozessketten geht es nicht in erster Linie darum, Verfahrensschritte 1:1 in eine (neue) Software zu übertragen. Im Fokus steht die Ausführung von Prozessen/Prozessschritten auf der Arbeitsebene. Durch IT-Unterstützung und die Umgestaltung von Arbeitsabläufen ist es möglich, Durchlauf- und Wartezeiten z.B. bei Genehmigungsverfahren zu reduzieren. Werden Prozessteile standardisiert, ggf. automatisiert und durch die Nutzung von elektronischen Dokumenten Medienbrüche minimiert, können weitere Verbesserungspotenziale erreicht werden.

Eines der wesentlichen Ergebnisse des Projekts PROKETTA ist der Geschäftsprozessmanager. Dieser ist als Wissensmanagementtool konzipiert, mit dem in anschaulicher Form Informationen zu den erhobenen Prozessketten zwischen Behörden und Unternehmen bereitgestellt werden. Alle Prozessschritte sind mit erläuternden Informationen hinterlegt, z.B. zu erforderlichen Dokumenten, Gesetzesgrundlagen und Prüfschritten. Mitarbeiter in Unternehmen und Behörden können den Geschäftsprozessmanager nutzen, um sich schnell einen Überblick über die gesamte Prozesskette zu verschaffen, oder je nach Bedarf (z.B. bei der Einarbeitung in ein neues Aufgabenfeld) auch Detailinformationen zu Teilprozessen abrufen. Das Ziel der prototypischen Entwicklung des Geschäftsprozessmanagers ist es in erster Linie, alle im Projektverlauf erhobenen Informationen zu modellierten und optimierten Prozessketten anschaulich und übersichtlich darzustellen.

Ein weiterer Schwerpunkt in den kommenden Monaten wird es sein, Referenzprozessmodelle für die priorisierten Informations- und Meldepflichten zu entwickeln. Referenzprozessmodelle können in Organisationen als „Schablone“ für eigene Prozesserhebungen genutzt werden. Dadurch ist es möglich, Zeit und Ressourcen bei der Erhebung von Arbeitsabläufen zu sparen.

In der zweiten Jahreshälfte werden Ergebnisse des PROKETTA-Projektes in verschiedenen Städten in Deutschland im Rahmen einer Roadshow vorgestellt. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich nicht nur über Projektergebnisse zu informieren, sondern sich organisationsübergreifend zu den verschiedenen Schwerpunkten mit anderen Gästen der Roadshow auszutauschen. Für einige Standorte ist geplant, eine gemeinsame Veranstaltung für Behörden und Unternehmen anzubieten. Dadurch soll erreicht werden, dass sich möglichst viele Akteure in einer Region/an einem Ort zu einem Schwerpunktthema austauschen. Das trägt dazu bei, dass die Bedarfe der „Gegenseite“ (z.B. in Genehmigungsverfahren) wahrgenommen, bestehende Probleme kommuniziert und Lösungsansätze diskutiert werden.

Im vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten dreijährigen Projekt „PROKETTA – Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung“ (proketta.ifg.cc) werden Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung visualisiert und standardisiert. Übergeordnetes Ziel ist es, den Aufwand für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bei der Erfüllung bzw. Bearbeitung von Informations- und Meldepflichten zu reduzieren. Kooperationspartner sind u.a. Verwaltungen der kommunalen und Landesebene, kommunale Spitzenverbände, öffentliche IT-Dienstleister, Unternehmen und Kammern.

Wenn auch Sie Interesse an einer Beteiligung an dem F+E-Projekt haben oder weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Friederike Thessel ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ), wissenschaftliche Mitarbeiterin am IfG.CC.

Weitere Informationen | Further Information:
www.ifg.cc/_pdf/IFGCC_Proketta_120401.pdf

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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