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September 2014: „Wenn Sie wüssten, was Sie wissen“ – Wissenssicherung und die Dokumentation von Arbeitsabläufen im Unternehmen
Herr Schulze ist Chef des mittelständischen Unternehmens „Schulze Tür- und Fensterbau GmbH“. Sein Mitarbeiter, Herr Hoffmann, geht im nächsten Jahr in Rente. Herr Hoffmann ist Bürokaufmann und bearbeitet seit vielen Jahren Aufträge und Angebote der Firma. Zudem hat er über die Jahre ein Netzwerk an Kontakten mit Herstellern, Lieferanten und Kunden aufgebaut, das für die Firma sehr nützlich ist. Herr Schulze weiß, dass Herr Hoffmann für sein Unternehmen unentbehrlich ist, ein Nachfolger kann die Stelle nicht nahtlos übernehmen.

So wie der „Schulze Tür- und Fensterbau GmbH“ geht es vielen Unternehmen. Fachkräftemangel, Mitarbeiter, die in Rente gehen, und Mitarbeiterwechsel sind nur einige Herausforderungen, denen sich klein- und mittelständische Unternehmen stellen müssen. Umso bedeutsamer ist es, das Wissen der Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.

Wissen und Erfahrungen der Mitarbeiter sind das Fundament jedes Unternehmens. Um es zu sichern, sind keine komplexen technischen Systeme erforderlich. Im ersten Schritt ist es wichtig, sich mit den Arbeitsabläufen zu befassen: Welcher Mitarbeiter ist für welche Aufgaben zuständig, welche Arbeitsschritte führt er aus und auf welche Daten und Informationen greift er zu. Das Potsdamer Institute for eGovernment (IfG.CC) hat dazu eine Vorgehensweise entwickelt, die auf Bildkarten mit vordefinierten Prozessmodulen basiert. Mit diesen Bildkarten werden in Interviews und Workshops Arbeitsabläufe gemeinsam mit Mitarbeitern im Unternehmen schnell und ohne großen Aufwand erhoben. Die Ergebnisse werden im nächsten Schritt z.B. in Form von Tabellen, Checklisten oder grafisch dokumentiert.

Wurden die Arbeitsabläufe erfasst, muss dieses Wissen für die Mitarbeiter bereitgestellt werden. Oft jedoch werden diese Informationen nur in Aktenordnern abgelegt, wo sie schnell in Vergessenheit geraten. Elektronische Lösungen haben hier den Vorteil, dass die Informationen für alle Mitarbeiter z.B. über das Intranet leichter bereitgestellt und aktualisiert werden können. Eine solche Lösung ist der Geschäftsprozessmanager (GPM), der am IfG.CC entwickelt wird. Mit dem GPM können Mitarbeiter grafische Modelle ihrer Arbeitsabläufe mit Detailinformationen z.B. zu Prüfschritten oder erforderlichen Dokumenten aufrufen und dieses Wissen auch in neuen Aufgabengebieten anwenden.

Wenn Sie sich intensiver mit der Dokumentation von Arbeitsabläufen beschäftigen wollen, kann Sie das IfG.CC unterstützen. In Workshops zum Thema „Wissenssicherung“ und „Geschäftsprozessmanagement“ erhalten Sie einen Einblick und Tipps, wie Sie schnell und ohne großen Aufwand Wissen zu Arbeitsabläufen erheben, dokumentieren und für die unternehmensweite Nutzung aufbereiten können.

Die Autoren: Sabrina Mucha, Dr. Manfred J. Suhr, Friederike Thessel

aus: WEBverständlich - Das Journal des eBusiness-Lotsen Potsdam. - Hg. BSP Business School Berlin Potsdam - Hochschule für Management. - S. 31

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: Frederike Thessel, wissenschaftliche Mitarbeiterin am IfG.CC. eMail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. , Fon: 0331-74036763

In den kommenden Monaten führt das IfG.CC im Rahmen der PROKETTA-Roadshow Workshops zum Thema „Wissenssicherung“ und „Geschäftsprozessmanagement“ durch. Dort erhalten Sie einen Einblick und Tipps, wie Sie schnell und ohne großen Aufwand Fachwissen zu Arbeitsabläufen erheben, dokumentieren und für die organisationsweite Nutzung aufbereiten können.

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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