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21.11.2014: 3. PROKETTA-Projektpartnertreffen in Potsdam
Bereits zum dritten Mal fand am 21.11. in Potsdam das dritte Treffen der Projektpartner des Forschungs- und Entwicklungsprojektes "PROKETTA – Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung“ statt. Ziel der Veranstaltung war es, die Projektpartner über den aktuellen Umsetzungsstand und die Aktivitäten der letzten Projektmonate zu informieren sowie Rückmeldungen zu den Ergebnissen zu erhalten.

Teilnehmer der Veranstaltung waren Vertreter aus Bundes- und Landesministerien, kommunaler IT-Dienstleister sowie aus verschiedenen Kommunen und Unternehmen, bei denen im Verlauf des Projektes Prozesse erhoben wurden.

Im ersten Teil der Veranstaltung präsentierten Dr. Manfred J. Suhr, Geschäftsführer und Vorstand des IfG.CC, und wissenschaftliche Mitarbeiter des IfG.CC zentrale Ergebnisse und Schwerpunkte des Projektes. An einem Praxisbeispiel wurde die im Projekt entwickelte innovative Vorgehensweise zur Optimierung von erhobenen Ist-Prozessen vorgestellt. Die Vorgehensweise beginnt mit der Erstellung eines so genannten Norm-Prozesses, der aus Spezialgesetzen und allgemeinen Verwaltungsvorschriften sowie Richtlinien und Verordnungen extrahiert wird. Anschließend wird der tatsächliche Ist-Prozess beim Interviewpartner vor Ort in einem Workshop erhoben. Um das Vorgehen der Prozessanalyse und -optimierung zu standardisieren und den Ist-Prozess, der mitunter sehr komplex sein kann, zu strukturieren, wurden im Projekt standardisierte Geschäftsprozessphasen, wie z.B. Posteingang, formelle und inhaltliche Prüfung, Beteiligung, Zahlung und Postausgang, definiert. Diese Strukturierung ermöglicht eine modulare Analyse von Prozessen hinsichtlich ihrer Schwachstellen und Optimierungspotenziale. Im Rahmen der Analyse werden sowohl die Prozess- und Organisationsstruktur als auch die Nutzung von Informationstechnik und deren Potenziale betrachtet. Der Norm-Prozess wird bei der Analyse als Benchmark herangezogen. Die erarbeiteten Verbesserungsvorschläge und -maßnahmen finden in einem Soll-Prozessmodell Berücksichtigung, das idealerweise im „Alltagsgeschäft“ der Organisation umgesetzt wird.

Ein weiteres zentrales Projektergebnis ist der Geschäftsprozessmanager, der auf der Veranstaltung mit seinen Funktionalitäten und Inhalten an einem Praxisbeispiel vorgestellt wurde. Der Geschäftsprozessmanager ist ein prozessorientiertes Wissensmanagementtool, das in anschaulicher Form Informationen zu den erhobenen Prozessen/Prozessketten zwischen Behörden und Unternehmen visualisiert und digital bereitgestellt. Er ist in vielen Organisationsbereichen einsetzbar: z.B. im Personalbereich zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, im Wissensmanagement zur Sicherung von Know-how/Fachwissen oder im Organisationsbereich zur Gestaltung einer prozessorientierten Ablauforganisation und zu Organisationsoptimierungen. Eine Erweiterung des Geschäftsprozessmanagers ist der so genannte Vorgangsbegleiter – eine mobile Anwendung, die in den letzten Monaten im Projekt entwickelt wurde. Mit dem Vorgangsbegleiter ist es möglich, einerseits den bereits in der Organisation erhobenen Ist-Prozess zu validieren und andererseits das dokumentierte Prozesswissen um weitere Informationen zu Transport-, Liege- und Wartezeiten sowie zu den eigentlichen Bearbeitungszeiten zu erweitern. Denn gerade für die Prozessoptimierung kann nicht auf aussagekräftige Angaben zu Zeit- und Kostenaspekten von Prozessen zurückgegriffen werden, weil diese schlichtweg in den Organisationen nicht bzw. nur selten vorliegen. Die Anwendung begleitet – wie ein klassischer Laufzettel – stichprobenartig einzelne Vorgänge eines Prozesses.

Im zweiten Teil der Veranstaltung berichteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus zwei Stadtverwaltungen von ihren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit dem IfG.CC bei der Umsetzung von Projekten, bei denen die Erhebung und Optimierung von Prozessen essentielle Voraussetzung ist bzw. war.

In der Stadtverwaltung Essen soll ein Antragsmanagementverfahren eingeführt werden, um Antrags- und Genehmigungsverfahren, die einen Großteil der Verwaltungsarbeit ausmachen, zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie Einsparpotenziale durch die Optimierung von (Prozess-)Abläufen zu erreichen. Damit will die Verwaltung auf den demografischen Wandel regieren, der in den nächsten Jahren zum „Wegbrechen“ ganzer Referate/Abteilungen führen wird, da viele Mitarbeiter gleichzeitig in den Ruhestand gehen. Grundlage für die Einführung des Antragsmanagementverfahrens bilden die EU-Dienstleistungsrichtlinie, die eine elektronische Abwicklung aller Verfahren verpflichtend vorschreibt, sowie die E-Government-Strategie 2011-2018 der Stadt Essen, die das elektronische Antragsverfahren als Basisinfrastruktur vorsieht. Als Pilotbereich für das Antragsmanagementverfahren wurde der Gewerbebereich, angesiedelt im Ordnungsamt, ausgewählt.

Der Leiter der Abteilung Organisation und Dienste der Stadtverwaltung Leipzig referierte über die Einführung eines integrierten Personalmanagementsystems. Mit der Identifizierung und Erhebung der Prozesse im Personalamt wurden Mitarbeiter des Hauptamtes (Abteilung im Dezernat Allgemeine Verwaltung) beauftragt. Anschließend wurden durch die Mitarbeiter mögliche Optimierungspotenziale identifiziert und Soll-Prozesse entwickelt. Die Prozessmodelle aus Organisationssicht bilden die Grundlage für ein „Pflichtenheft“ zur Softwarebeschaffung eines Personalmanagementsystems, wobei nach Meinung des Abteilungsleiters an der Schnittstelle zwischen IT und Organisation die größte Fehlerquelle besteht.

Am Ende der Veranstaltung präsentierte Dr. Manfred J. Suhr in einem „Ausblick“ Weiterentwicklungen des Projektes, u.a. den IfG.CC-Prozesstag, der als Weiterführung der PROKETTA-Partnertreffen gedacht ist und eine „Kombination“ aus Methoden- und Wissensvermittlung, Workshops und Praxisvorträgen zu Schwerpunktthemen sein soll. In der anschließenden Diskussion wurden einzelne Projektschwerpunkte vertieft und Ideen zur Weiterentwicklung der Projektergebnisse diskutiert.

Für weitere Informationen zum Projekt steht Ihnen Friederike Thessel ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ), wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut, gern zur Verfügung.

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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