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Dezember 2014: PROKETTA: Entwicklung eines Vorgangsbegleiters und Testbetrieb
Die im PROKETTA-Projekt erhobenen und optimierten Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung berücksichtigen einzelne Prozessschritte sowie beteiligte Akteure. Insbesondere bei der Optimierung spielen Schnittstellen zwischen verschiedenen Akteuren und Übergänge zwischen Prozessschritten eine wichtige Rolle. Sind viele Akteure an einem Geschäftsprozess beteiligt, gibt es besonders hinsichtlich der Warte-, Liege- sowie Transportzeiten Ansätze für Verbesserungsmöglichkeiten. Allerdings liegen dazu sowie zur Bearbeitungsdauer von einzelnen Prozessschritten in den meisten Fällen kaum Informationen vor.

Vor diesem Hintergrund wurde im PROKETTA-Projekt ein sogenannter "Vorgangsbegleiter" entwickelt. Mit dem Vorgangsbegleiter können stichprobenartig bereits dokumentierte Prozessabläufe validiert und Prozesswissen um Informationen speziell zu Transport-, Warte- und Liegezeiten ergänzt werden. Der Vorgangsbegleiter ist als Anwendung für ein Tablet konzipiert. Während ein Sachbearbeiter einen Vorgang bearbeitet, bestätigt er parallel dazu die einzelnen Arbeitsschritte, die ihm mit dem Vorgangsbegleiter auf dem Tablet angezeigt werden. Gibt es Abweichungen zwischen dem Prozessmodell, das im Vorgangsbegleiter hinterlegt ist, und dem ausgeführten Prozess, können an der entsprechenden Stelle am Modell Anmerkungen hinterlegt werden. Um eine empirisch fundierte Datengrundlage zu erhalten, werden die Prozesse mit Hilfe des Vorgangsbegleiters durch den Sachbearbeiter mehrmals evaluiert.

Die Auswertungen dieser „Prozessbegleitung“ geben Hinweise auf Optimierungsmöglichkeiten und erlauben es, Optimierungsansätze besser zu priorisieren.

Derzeit wird der Vorgangsbegleiter in mehreren Organisationen getestet. Erste Daten liegen Mitte Januar vor; anschließend werden sie ausgewertet. Die Analyseergebnisse sollen dann bei der Erarbeitung von Möglichkeiten, den validierten Prozess zu verbessern, berücksichtigt werden. Zugleich sind die Rückmeldungen zur Handhabung des Vorgangsbegleiters wertvolle Informationen, um die Applikation weiterzuentwickeln.

Wenn auch Sie Interesse an der Validierung Ihrer erhobenen Prozesse haben oder an der Entwicklung und Erprobung des Vorgangsbegleiters mitarbeiten möchten, melden Sie sich bitte bei unserem Projektmitarbeiter Nico Necklau ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. " target="_blank"> Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ).

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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