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21.-22.05.2015: Zweitägiger Workshop in Potsdam zur Dokumentation von Arbeitsabläufen mit dem Beispielprozess Sondernutzungserlaubnis
Vom 21. bis zum 22.05.2015 fand in Potsdam der zweitägige Workshop „Dokumentation von Arbeitsabläufen leicht gemacht“ statt. Im Workshop haben die Teilnehmer aus verschiedenen Kommunen am Beispielprozess Sondernutzungserlaubnis die Vorgehensweise von der Erhebung des Ist-Prozesses über seine Optimierung bis hin zu seiner digitalen Implementierung erprobt. Das Besondere an diesem Workshop, der in Kooperation mit der Datenzentrale Baden-Württemberg angeboten wird, ist, dass innerhalb kurzer Zeit hochwertiges Prozessmaterial, dass in den Behörden der Teilnehmer unmittelbar nachgenutzt werden kann, erarbeitet wird.

Hintergrund ist, dass der demographische Wandel die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen stellt. Deshalb müssen sich die Behörden mit Fragen beschäftigen wie: Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden? Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden? Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden? Die Dokumentation und Optimierung von Arbeitsabläufen als Teil des Geschäftsprozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung ist dabei eine Möglicheit, diese Fragen zu beantworten.

Zu Beginn des Workshops stellten die Mitarbeiter des IfG.CC den Teilnehmern kurz die Methode und Vorgehensweise bei der Prozesserhebung und –modellierung vor. Gleich im Anschluss konnten die Teilnehmer diese ausprobieren – der Beispielprozess Sondernutzungserlaubnis wurde erhoben und mit den IfG-Bildkarten zunächst auf dem Tisch modelliert. Dabei wurden Informationen zu beteiligten Akteuren, Schnittstellen zwischen den Akteuren, den einzelnen Arbeitsschritten und den benötigten Ressourcen (z.B. genutzten Fachanwendungen) erfasst. Anschließend übertrugen IfG-Mitarbeiter diese Informationen in eine Modellierungssoftware. Als Ergebnis lagen ein grafisches Prozessmodell und eine Prozessablaufbeschreibung vor; beide Dokumente wurden im Gespräch mit den Workshopteilnehmern validiert. Bereits bei der Prozesserhebung hatte sich gezeigt, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, den Arbeitsablauf „Erteilung einer Sondernutzungserlaubnis“ durch kleinere organisatorische Umgestaltungen sowie durch IT-Unterstützung zu verbessern. Diese Ansatzpunkte für eine Optimierung wurden in der Workshoprunde diskutiert und weiterentwickelt.

Parallel zur Diskussionsrunde hatten IfG-Mitarbeiter das Prozessmaterial in den IfG-Geschäftsprozessmanager (GPM) eingepflegt. Der GPM ist ein prozessorientiertes Wissensmanagementtool, mit dem in anschaulicher Form Informationen zu den erhobenen und dokumentierten Geschäftsprozessen einer Organisation bereitgestellt und visualisiert werden. Der Geschäftsprozessmanager mit dem Material zum Beispielprozess wurde den Workshopteilnehmern anschließend auf einem Tablet-PC zur Nachnutzung in ihrer Behörde zur Verfügung gestellt. Anschließend wurde für den Beispielprozess demonstriert, wie mit einem Antragsassistenten die Datenerfassung und die Übernahme der Daten in ein Fachverfahren unterstützt werden kann. So kann speziell die Phase der Antragstellung und damit die Schnittstelle zum Antragstellenden verbessert werden.

Im Preis für den Workshop war enthalten:

  • Alle Teilnehmer des Workshops haben von uns den Tablet-basierten IFGCC-Geschäftsprozess-Manager als Wissensmanagement-Tool mit dem Modell des Musterprozesses enthalten. Das Material zum Musterprozess kann von den Teilnehmern in ihrer Behörde direkt weiterverwendet werden.

=> Bestandteile des IFGCC-Geschäftsprozess-Managers sind:

  • Ein Tablet-PC mit Touchscreen zur leichten Bedienung per Finger und/oder Stift.
  • Der Geschäftsprozessmanager als grafische Benutzeroberfläche zum leichten Zugriff auf die abgespeicherten Prozessdokumentationen.
  • Das vollständige grafische Modell, die Prozessdokumentation und den Steckbrief des im Workshop behandelten Musterprozesses.



Die nächsten zweitägigen Workshops werden für September und November geplant. Veranstaltungsorte sind Potsdam und Hannover. Neben der Sondernutzungserlaubnis können auch die Gewerbeanmeldung und die Beantragung eines Bewohnerparkausweises als Beispielprozesse genutzt werden.

Den beschriebenen Workshop führen wir gerne auch bei Ihnen vor Ort als In-House-Veranstaltung durch. Wenn Sie an einer dieser Veranstaltungen teilnehmen möchten oder Fragen zu Inhalten und Ablauf haben, melden Sie sich bitte bei unserer Projektmitarbeiterin Friederike Thessel ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ).

Weitere Informationen | Further information:
Dokumentation von Arbeitsabläufen leicht gemacht – Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Einladung zu einem Workshop in Potsdam und Hannover

                                                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                                                

 

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